Як вести базу кандидатів і не губити людей

Що має бути в картці кандидата

Мінімум, без якого картка марна: ім'я та прізвище, контакти (телефон, email, Telegram), вакансія, етап, резюме й дата, коли кандидат прийшов.

Корисно додати: джерело (Djinni, LinkedIn, відгук із сайту, рекомендація), відповідального рекрутера, короткі нотатки після кожного контакту й причину відмови, якщо людина не підійшла або сама відмовилася.

Одна воронка етапів на всю компанію

Коли кожен рекрутер має свої етапи, звіти не складаються. Домовтеся про одну воронку: наприклад, Відгук → Прескринінг → Тестове → Технічна співбесіда → Офер → Найнято.

Етапів має бути стільки, щоб по картці було зрозуміло наступну дію. Якщо на етапі ніхто ніколи не затримується — він зайвий.

Дублі: шукайте за контактами, а не за ім'ям

Один і той самий кандидат приходить із різних сайтів і пише в різні канали. Перед тим як створити картку, шукайте за email, телефоном і Telegram — ім'я часто пишуть по-різному.

Якщо дубль усе ж з'явився, не видаляйте старий запис: перенесіть із нього історію й контакти, щоб не втратити попередній досвід із кандидатом.

Записуйте джерело й причину відмови

Без джерела не видно, який сайт приносить людей, а який лише гроші. Без причини відмови не видно, де саме ви втрачаєте кандидатів — на зарплаті, на тестовому чи на швидкості відповіді.

Достатньо короткого списку причин на вибір, щоб потім порахувати їх за місяць.

У кожного кандидата — відповідальний

Кандидат «спільний» — значить нічий. Призначайте відповідального рекрутера, а коли передаєте людину колезі, міняйте відповідального в картці, а не в усній домовленості.

Коли таблиця перестає працювати

Excel добре починає: швидко, звично, безкоштовно. Але далі в ньому немає нагадувань, історії змін, резюме поруч із рядком і доступів для кількох людей. Зазвичай межа настає, коли відкритих вакансій більше двох-трьох або рекрутерів більше одного.

Переходити на CRM не страшно, якщо таблицю можна просто завантажити: колонки розпізнаються, дублі за контактами пропускаються.