Как вести базу кандидатов и не терять людей

Что должно быть в карточке кандидата

Минимум, без которого карточка бесполезна: имя и фамилия, контакты (телефон, email, Telegram), вакансия, этап, резюме и дата, когда кандидат пришёл.

Полезно добавить: источник (Djinni, LinkedIn, отклик с сайта, рекомендация), ответственного рекрутера, короткие заметки после каждого контакта и причину отказа, если человек не подошёл или сам отказался.

Одна воронка этапов на всю компанию

Когда у каждого рекрутера свои этапы, отчёты не сходятся. Договоритесь об одной воронке: например, Отклик → Прескрининг → Тестовое → Техническое собеседование → Оффер → Нанят.

Этапов должно быть столько, чтобы по карточке было понятно следующее действие. Если на этапе никто никогда не задерживается — он лишний.

Дубли: ищите по контактам, а не по имени

Один и тот же кандидат приходит с разных сайтов и пишет в разные каналы. Прежде чем создать карточку, ищите по email, телефону и Telegram — имя часто пишут по-разному.

Если дубль всё же появился, не удаляйте старую запись: перенесите из неё историю и контакты, чтобы не потерять прошлый опыт с кандидатом.

Записывайте источник и причину отказа

Без источника не видно, какой сайт приводит людей, а какой только берёт деньги. Без причины отказа не видно, где именно вы теряете кандидатов — на зарплате, на тестовом или на скорости ответа.

Достаточно короткого списка причин на выбор, чтобы потом посчитать их за месяц.

У каждого кандидата — ответственный

Кандидат «общий» — значит ничей. Назначайте ответственного рекрутера, а когда передаёте человека коллеге, меняйте ответственного в карточке, а не в устной договорённости.

Когда таблица перестаёт работать

Excel хорошо начинает: быстро, привычно, бесплатно. Но дальше в нём нет напоминаний, истории изменений, резюме рядом со строкой и доступов для нескольких людей. Обычно предел наступает, когда открытых вакансий больше двух-трёх или рекрутеров больше одного.

Переходить на CRM не страшно, если таблицу можно просто загрузить: колонки распознаются, дубли по контактам пропускаются.